グループウェア

2022/8/16更新

グループウェア

多くの営業マンが記入している営業日報以外に使われ出している営業ツールにグループウェアが有ります。

グループウェアとは、社内LAN又はインターネット上に所属する社員などがアクセスして、予定表や資料を共有したり、掲示板を使って社内通達を閲覧したり、意見交換が出来るソフトウェアです。

営業日報（紙で手書きの場合を含めて）は比較的多くの営業マンが利用（業務命令で仕方が無くを含めて）しているのに比べて、利用率は低いようですが活用すれば誰でも活用できて、営業支援の役立ち度は高いと思います。

グループウェアに関しては使ってみれば分かるって所も非常に多いのですが、最近では色々な導入方法が選択できて、無料お試しで使用してみる事が出来るグループウェアも有りますので検討の余地は有ると思いますよ。

現在提供されている種類としては

■ASPによる利用
社外のサーバーにグループウェアがインストールされた状態の物を、毎月なりの利用料金を支払って利用する形でして、一番手軽に利用できると思います。
ただ、利用のログが利用者毎に個別に取れないシステムですと、人為的（又は他の理由で）にパスワードが外部に知られてしまった場合に、情報の流出する可能性が出てくると思います。

■cgiやphpによるプログラムの購入
これは自社のWEBサーバーに、グループウェアのプログラムをインストールして使う方法で、最初に購入の代金は必要になりますが、その後のランニングコストは抑える事が出来る場合が多いのと、自社サーバーの容量を増設すれば、比較的簡単に容量を気にしないで使う事が出来ます。
注意点としては公開している自社のホームページと同じサーバー上で利用する場合は、パスワードの流出についてASPよりも更に注意が必要なのと、多くの営業マンが同時に過度に使いますと、サーバーへの負担が大きくなって、グループウェアの動作が遅くなる以外に、ホームページの表示まで遅く（場合によっては表示されなくなる）なってしまう場合が有ります。

■パッケージソフトのグループウェアを社内のLAN環境で導入
情報流出のリスクは大幅に軽減されますが、構築する際に、技術的な知識を持った人間が社内に所属するか、LAN構築のスキルが有る企業に頼んで構築する必要が有ります。
導入コストは比較的高めですが、大人数で利用する場合などには一番向いていると思います

以上のような導入の形態が有りますが、昔はそれほど種類が有りませんでしたので、中々社内業務に合ったグループウェアが提供されていなかった場合では、オーダーメイドでの構築も多かったのですが、最近では非常に豊富な種類が市場に出ていますので、多少ソフトに合わせる形を取れば、簡単に導入できる環境に有ると思います。

※追伸
ASPを利用すれば、手軽にグループウェアを導入できるようになってきたのですが、営業マン（社員）一人に1台のパソコンが無いって事で、導入できない企業もまだまだ多く存在するのではないでしょうか？

又、営業マンの場合は直行直帰など社内にいない（寄り付かない）場合も多いですから、今後は携帯電話（PDA）などと連動したグループウェアも数多く出てくるのでは無いでしょうか？

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